Informativa sul trattamento dei dati personali
Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679.
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito dell'emissione, consultazione, gestione e approvazione elettronica delle proposte tecnico-economiche Autoritam.
Quando i dati non sono raccolti direttamente presso l'interessato, possono essere stati comunicati dall'azienda, dall'ente o dal soggetto destinatario della proposta, oppure acquisiti nell'ambito di precedenti contatti professionali. In tali casi sono trattati dati identificativi, dati di contatto, ruolo e organizzazione di appartenenza.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Enzo Capobianco, titolare del marchio Autoritam - Partita IVA 02680500465, Codice Fiscale CPBNZE81P11F052W.
Contatti del titolare: e-mail info@autoritam.com - PEC e.capobianco@pec.it.
2. Responsabile della protezione dei dati
Il titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati, non ricorrendo allo stato i presupposti che rendono obbligatoria tale designazione.
Le richieste relative al trattamento dei dati personali possono essere inviate ai contatti del titolare.
3. Categorie di dati trattati
Nell'ambito del processo di predisposizione e approvazione delle proposte possono essere trattati:
- nome e cognome;
- azienda, ente o organizzazione di appartenenza;
- qualifica, ruolo o funzione ricoperta;
- indirizzo e-mail;
- numero di telefono;
- eventuale codice fiscale, esclusivamente quando necessario;
- dati contenuti nella proposta tecnico-economica;
- richieste di modifica e note inserite;
- data e ora delle operazioni;
- indirizzo IP;
- user agent;
- identificativi tecnici di sessione;
- esito della verifica dell'indirizzo e-mail;
- dichiarazioni e consensi espressi;
- versione dei documenti accettati;
- evidenze tecniche necessarie a documentare l'approvazione.
Non inserire nei campi note o messaggio dati relativi alla salute, dati giudiziari, categorie particolari di dati personali o informazioni riguardanti terzi non necessarie alla gestione della proposta.
4. Finalità e basi giuridiche
A. Predisposizione, invio, consultazione, eventuale revisione e approvazione della proposta tecnico-economica. Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato ed esecuzione del rapporto contrattuale, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
B. Identificazione del soggetto che approva la proposta, documentazione dell'accettazione, tutela dei diritti del titolare e del committente, sicurezza del processo, prevenzione di utilizzi abusivi e gestione di eventuali contestazioni. Base giuridica: legittimo interesse del titolare a garantire integrità, sicurezza, autenticità e dimostrabilità del processo di approvazione elettronica, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.
C. Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e legali. Base giuridica: adempimento di obblighi legali ai quali è soggetto il titolare, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.
D. Gestione e tutela di eventuali diritti in sede stragiudiziale o giudiziaria. Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.
E. Invio tramite e-mail di newsletter, aggiornamenti editoriali, approfondimenti, inviti a eventi e comunicazioni relative ai servizi Autoritam. Base giuridica: consenso libero, specifico, facoltativo e revocabile, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR.
Il consenso marketing è separato dall'accettazione della proposta, facoltativo, non preselezionato, non necessario per approvare la proposta e registrato con data, ora, testo della dichiarazione e versione dell'informativa.
5. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari all'identificazione del committente e del soggetto che procede all'approvazione è necessario per predisporre, gestire e registrare la proposta.
Il mancato conferimento dei dati obbligatori può impedire l'emissione o il completamento dell'approvazione elettronica.
Il consenso per finalità informative e commerciali è facoltativo. Il mancato consenso non produce alcuna conseguenza sulla proposta o sul rapporto contrattuale.
6. Modalità del trattamento
I dati sono trattati mediante strumenti elettronici e, quando necessario, mediante documentazione cartacea.
Il trattamento è effettuato applicando misure organizzative e tecniche adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, modifica o divulgazione illecita.
L'accesso ai dati è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati e ai fornitori che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle attività affidate.
7. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a:
- consulenti legali, fiscali, contabili e amministrativi;
- fornitori di hosting, database e infrastrutture cloud;
- fornitori dei servizi di autenticazione e verifica e-mail;
- fornitori dei servizi di invio e gestione delle comunicazioni e-mail;
- fornitori incaricati della manutenzione e sicurezza della piattaforma;
- fornitori utilizzati per generare documenti, ricevute o copie delle proposte;
- autorità pubbliche e soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.
I fornitori che trattano dati per conto del titolare operano, quando richiesto, quali responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.
L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al titolare utilizzando i contatti indicati nella presente informativa.
8. Trasferimenti verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo
Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati personali in Paesi esterni allo Spazio economico europeo. Gli eventuali trasferimenti avvengono nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante clausole contrattuali tipo e, quando necessario, misure supplementari. Informazioni sulle garanzie applicate possono essere richieste al titolare.
9. Tempi di conservazione
- proposte approvate, documentazione contrattuale, ricevute ed evidenze dell'accettazione: dieci anni dalla cessazione del rapporto o dall'ultima registrazione rilevante, salvo termini più lunghi necessari per obblighi di legge o tutela di un diritto;
- proposte non approvate e trattative non concluse: fino a ventiquattro mesi dall'ultimo contatto, salvo necessità di tutela di un diritto;
- dati amministrativi, contabili e fiscali: per il periodo previsto dalla normativa applicabile;
- log tecnici ordinari: per il periodo strettamente necessario alla sicurezza e al funzionamento della piattaforma;
- log collegati all'approvazione della proposta: per il periodo necessario a dimostrare autenticità, integrità e validità del processo;
- codici o token di verifica e-mail: fino alla scadenza o all'utilizzo, con successiva invalidazione;
- prova dell'avvenuta verifica e-mail: per il periodo collegato alla conservazione della proposta approvata;
- dati trattati per finalità marketing: fino alla revoca del consenso e comunque sottoposti a verifica periodica della loro pertinenza;
- prova del consenso marketing e della sua eventuale revoca: per il periodo necessario a dimostrare la conformità del trattamento.
10. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, tra cui:
- accesso ai dati personali;
- rettifica dei dati inesatti;
- cancellazione;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati;
- opposizione;
- revoca del consenso.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate a: e-mail info@autoritam.com - PEC e.capobianco@pec.it.
11. Diritto di opposizione
L'interessato può opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti effettuati sulla base del legittimo interesse del titolare.
L'interessato può inoltre opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto. In tal caso i dati non saranno più utilizzati per tali finalità.
12. Reclamo all'autorità di controllo
L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell'Autorità, fatta salva la possibilità di rivolgersi all'autorità giudiziaria.
13. Processi decisionali automatizzati
Non sono effettuati processi decisionali interamente automatizzati o attività di profilazione che producano effetti giuridici o incidano significativamente sull'interessato.
15. Versione del documento e registrazioni
Per ogni proposta approvata la piattaforma registra: versione dell'informativa mostrata, versione delle condizioni generali, data e ora, identità dichiarata dell'approvatore, indirizzo e-mail verificato, esito della verifica, dichiarazioni selezionate, eventuale consenso marketing, indirizzo IP e user agent, nonché l'impronta informatica dei documenti accettati.
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